GoogleAppsは、本当にすごいと思います。

なかでも「ドライブ（旧名：ドキュメント）」では、
オフィスソフトの基本的な機能を無料で扱えるうえに、
スクリプトによって、様々な機能を付与させる事が可能です。
それにより、従来では大幅に手間のかかっていた作業を、
より効率化させる事が可能です。

今回は、ある書類ファイルを、登録者全員にファイル添付メールで配信するというもの。
しかし、登録者の中にはGoogleAppsアカウントを所持していない人もおり、
その人には、どのような形で送信するのかという部分も、課題のひとつです。

そのひとつとして、１つのアカウントを共有するのも、ひとつの答えではあるのですが、
これの問題点は、必ず何らかの方法で、
ほかの人を対象とした書類も見られてしまう可能性があること。
そして、Google側がアカウントのこのような利用法を許すかという事でしょう。

それに、１つのアカウントの多人数での共有利用は、
会員制サービスにおいてもタブーのひとつでもあり、
第一、このような仕組みを書類を受け取ることとなる利用者も、気持ち悪がるはずです。
とくにGoogleドライブにおいては、左側のメニューを触るだけで、
共有されているファイルやフォルダの閲覧が可能となります。

できるだけ多くの端末でも確認できるように、
書類自体も複雑ではないため、画像で送ろうという案が浮かび上がりました。

システム面ですが、最初は登録者ごとにフォルダを作り、
そこに書類を投入していく仕組みを考えたのですが、
それだけでは、人が増えるたびに投入する事自体も
難しくなっていくのではないかと、疑問に感じてきました。

そこで、投入箇所もひとつのフォルダにしぼり、
そこから仕分けをしていく仕組みも考えてみました。
こうすることにより、書類を投入する作業の手間も、大幅に削減できるはずです。

識別の手段ですが、もちろんファイル内の情報を読み取る事はできません。
当然、画像ならなおさらです。
そこで扱うのが、ファイル名です。
ファイルを作成する人には、ある書式を守ってファイルに名前をつけていただきます。
たとえば、必要な情報をカッコのような特定の文字で囲んでもらうというように。
そうする事で、ファイルの仕分けや検索も可能となるはずです。

作業を簡易化するために、
なるべく多くのことを想定して作成するつもりではありますが、
できればそれを利用する人も、
ある程度の大まかな仕組みを理解しておいてほしいとは思います。

たとえば、このシステムを導入し、新人さんに作業を教える際にも、
「ファイル名をこう付けて、ここに放り込んでおくねんで」
みたいな教え方ではなく、どのようなファイル名が検索対象となり、
そこにファイルを入れる事で、何が起きるのかという事も、
できる限り把握したうえでの作業を行っていただきたいものです。

そのために分厚いマニュアルを用意するという事には
ならないようにしたいですが、
それだけに作業自体も、悪い意味で簡略化されない事を望んでいます。

仕事というものは、モノマネで出来るようなものではなく、
自分のやっている事を把握できていなくては、じつに危険な事です。
私自信の現在の仕事においても、スクリプトを書く際には、
単にサンプルコードを流用するだけでなく、
使うコードの概要をなるべく理解しながら、
最小限のコードでは何が起きるのかという事も探りながら使っています。
まだJavaScriptにおいては、理解しきれていない部分もありますが、
実際にこういう仕事を行っていくうちに、理解を深めていきたいと思っています。

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